Поставленные задачи

• Обеспечить эффективное функционирование МЭДО в НИУ ВШЭ
• Разработать и внедрить требования к СЭД для интеграции с МЭДО
• Обеспечить подготовку, согласование, подписание и отправку документов в МЭДО через СЭД
• Минимизировать ручную обработку документов и снизить количество ошибок
• Обеспечить юридически значимый документооборот, включая использование электронной подписи
• Расширить функционал для филиалов университета

Общая информация

МЭДО — это единая межведомственная система электронного документооборота, представляющая собой федеральную информационную систему, предназначенную для автоматизированного и защищённого обмена электронными документами между Администрацией Президента РФ, Аппаратом Правительства РФ, федеральными органами исполнительной власти и органами исполнительной власти субъектов РФ.

Система позволяет не только передавать документы, но и информировать высшие органы государственной власти о статусе и ходе исполнения поручений. МЭДО обеспечивает надёжное взаимодействие между государственными органами через обмен электронными сообщениями и уведомлениями, содержащими информацию обо всех этапах обработки документов, отправленных по этой системе.

На текущий момент НИУ ВШЭ взаимодействует с Аппаратом Правительства РФ через собственную систему электронного документооборота (СЭД) на базе платформы 1С: Документооборот. Данное решение позволило значительно оптимизировать процессы передачи документов между организациями.

Интеграция с МЭДО обеспечила прозрачность при обработке входящей и исходящей корреспонденции, возможность отслеживания статусов документов, снижение ошибок при оформлении за счёт автоматизированного создания писем, а также устранение рисков, связанных с потерей документов при традиционной передаче через операторов связи.

Что было реализовано в ходе подключения МЭДО

• Электронные бланки для исходящих писем, а также их учет в СЭД
• Автоматическое формирование печатной формы исходящего документа по заданным условиям непосредственно в СЭД
• Динамическое размещение штампа электронной подписи
• Возможность подписания исходящих документов в мобильном приложении при условии наличия облачной усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) у подписывающего лица
• Автоматическая загрузка входящих документов непосредственно в СЭД, поступивших в НИУ ВШЭ по МЭДО
• Автоматическая выгрузка исходящих документов из СЭД в МЭДО, с последующим поступлением всех необходимых отметок и уведомлений в карточку документа (о доставке, регистрации, отказе в регистрации и т.д.)
• Реализация функционала для МЭДО, в том числе и для филиалов НИУ ВШЭ

Итоги

На данный момент, НИУ ВШЭ осуществляет взаимодействие с Аппаратом Правительства РФ непосредственно через систему электронного документооборота на базе 1С: Документооборот, известная как СЭД. Данное решение значительно оптимизировало процессы, связанные с передачей документов между организациями. Подключение к МЭДО обеспечивает прозрачность в обработке отправленной корреспонденции адресатом, позволяет отслеживать статус документов, снижает вероятность ошибок при оформлении документации через автоматическое создание писем, и исключает риски, связанные с возможной потерей документов при обработке операторами почтовой связи.

При поддержке Управления делами НИУ ВШЭ, было проведен ряд комплексных мероприятий с целью обеспечения эффективного функционирования системы МЭДО в университете. В 2021 году началось внедрение МЭДО, когда были поставлены основные задачи этого процесса, а также были разработаны требования к системе электронного документооборота (СЭД) для обеспечения интеграции с МЭДО. Начиная с июня 2022 года были внесены существенные усовершенствования в СЭД, которые позволили выполнять подготовку, согласование, подписание и отправку документов через систему МЭДО непосредственно из СЭД. Реализация этой системы была значительным достижением, сопряженным с решением масштабных задач.

Ссылка на новость о подключении к МЭДО на сайте НИУ ВШЭ